WhatsApp otomasyonu, müşterilerinizden WhatsApp’a gelen mesajların bir kısmını sizin yerinize karşılayan, yönlendiren ya da takip eden kurgudur. Mesai dışında gelen mesaja otomatik karşılama, “fiyat nedir, adresiniz nerede, açık mısınız?” gibi tekrar eden sorulara anında cevap, randevudan bir gün önce hatırlatma veya “siparişiniz yola çıktı” bildirimi bu kapsama girer. YerelWeb olarak işletmenizin ihtiyacına göre ya WhatsApp Business uygulamasının kendi özelliklerini ayarlıyor ya da WhatsApp Business Platform üzerinden n8n ile otomasyon akışları kuruyoruz.
WhatsApp otomasyonu için ön görüşme isteyin
Önce Doğru Araç: WhatsApp Business Uygulaması mı, WhatsApp Business Platform (API) mı?
| WhatsApp Business uygulaması | WhatsApp Business Platform (Cloud API) | |
|---|---|---|
| Kimin için | Mesaj sayısı az, tek kişi ya da küçük ekip | Yoğun mesaj, birden fazla kişi, sistemlerle entegrasyon |
| Otomatik özellikler | Karşılama mesajı, uzakta mesajı, hızlı yanıtlar, etiketler, katalog | Koşullu akışlar, menüler, tablo/CRM/sipariş sistemi bağlantısı, yapay zekâ yanıtları, toplu bildirim (onaylı şablonlarla) |
| Kurulum | Telefona uygulama kurmak yeterli | Meta Business hesabı, numara bağlama, mesaj şablonu onayları |
| Maliyet | Ücretsiz | Meta’nın mesaj ücretleri + otomasyon altyapısı |
Günde birkaç mesaj alan bir işletme için uygulamanın kendi otomatik mesajları çoğu zaman yeterlidir. Bunu kurmak için danışmana gerek de yoktur. API ve n8n, mesaj trafiği büyüdüğünde, birden fazla kişi aynı hattan cevap verdiğinde ya da mesajların bir sisteme işlenmesi gerektiğinde anlam kazanır.
WhatsApp Business Uygulamasında Otomatik Mesaj Nasıl Ayarlanır?
- WhatsApp Business uygulamasında Ayarlar → İşletme araçları bölümünü açın.
- Karşılama mesajı: Sizinle ilk kez yazışan ya da uzun süredir yazmayan kişiye otomatik gider. Saatlerinizi ve sık sorulan bilgileri ekleyin.
- Uzakta mesajı: Çalışma saatleri dışında ya da belirlediğiniz zamanlarda gelen mesajlara otomatik yanıt verir.
- Hızlı yanıtlar: “/fiyat”, “/adres” gibi kısayollarla sık kullandığınız cevapları tek dokunuşla gönderirsiniz.
- Katalog ve etiketler: Ürün ya da hizmetlerinizi katalogda gösterin, konuşmaları “yeni müşteri”, “ödeme bekliyor” gibi etiketlerle düzenleyin.
Menü adları uygulama sürümüne göre değişebilir. Kurulumu sizin telefonunuzda birlikte de yapabiliriz.
n8n ile WhatsApp Otomasyonu Örnekleri
Akıllı karşılama ve yönlendirme
Müşteri yazdığında “1- Fiyat bilgisi, 2- Randevu, 3- Bir yetkiliyle görüşmek istiyorum” gibi seçenekler sunulur. Seçime göre bilgi otomatik gönderilir ya da konuşma ilgili kişiye atanır.
Sık sorulan sorulara yapay zekâ destekli yanıt
Fiyat listeniz, çalışma saatleriniz ve hizmet bilgilerinizden oluşan bir bilgi kaynağı hazırlanır. Yapay zekâ yalnızca bu kaynaktaki bilgiyle cevap verir. Emin olmadığında konuşmayı insana devreder. Fiyat, sağlık ya da hukuki konular gibi hassas sorularda otomatik cevap yerine yönlendirme öneriyoruz.
Randevu hatırlatma ve iptal yönetimi
Randevu takviminden ya da tablodan okunan bilgilerle bir gün önce hatırlatma gider. Müşteri “iptal” ya da “erteleme” yanıtı verirse takvim güncellenir ve size bildirim düşer. Kuaför, güzellik merkezi, veteriner ve oto yıkama işletmelerinde en çok kullanılan akıştır.
Durum bildirimleri
Sipariş hazırlandı, kargoya verildi, servis tamamlandı gibi bildirimler, müşteri bu bildirimleri almayı kabul ettiyse onaylı şablonlarla otomatik gönderilir.
Form ve web sitesinden WhatsApp’a
Sitenizden gelen teklif formu, müşteriye WhatsApp’tan “talebinizi aldık” mesajı ve size ayrıntılı bildirim olarak iletilir.
Sipariş almak
Restoran, çiçekçi ya da e-ticaret siparişlerini WhatsApp’tan alıp tabloya, mutfağa veya mağaza paneline işlemek ayrı bir kurgu gerektirir. Ayrıntılar: WhatsApp sipariş otomasyonu.
WhatsApp Otomasyonunda Bilmeniz Gereken Kurallar
- 24 saat penceresi: Müşteri size yazdıktan sonraki 24 saat içinde serbest metinle cevap verebilirsiniz. Bu sürenin dışında ya da ilk mesajı siz atıyorsanız, Meta’nın onayladığı mesaj şablonları kullanılmalıdır.
- Onay (opt-in): Müşteriye bildirim ya da kampanya mesajı göndermek için önceden izin alınmalıdır. Ticari elektronik ileti için 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülükleri de gündeme gelebilir. Kendi durumunuzu hukuki danışmanınızla teyit edin.
- Ücretlendirme: WhatsApp Business Platform’da pazarlama, bilgilendirme ve doğrulama şablonları için Meta ücret alır. Müşterinin başlattığı yazışmalara 24 saat içinde verilen yanıtlarda koşullar farklıdır. Güncel tarifeyi Meta’nın sayfasından kontrol ediyoruz.
- Resmî olmayan araçlar: WhatsApp Web’i taklit eden, toplu mesaj atan gayriresmî programlar numaranızın engellenmesine yol açabilir. Biz yalnızca resmî WhatsApp Business uygulaması ve WhatsApp Business Platform ile çalışıyoruz.
- Kişisel veri: Mesaj içerikleri ve telefon numaraları kişisel veridir. Hangi verinin nerede saklandığı ve ne kadar tutulduğu kurulumda netleştirilmelidir.
Sektörlere Göre WhatsApp Otomasyonu Fikirleri
| Sektör | Önerilen akış |
|---|---|
| Kuaför / güzellik merkezi | Randevu hatırlatma, iptal ile boşalan saatin bekleme listesine duyurulması, işlem sonrası bakım önerisi |
| Veteriner | Aşı ve kontrol hatırlatmaları, randevu onayı, acil durumda nöbet bilgisi |
| Emlak | İlan sorusuna otomatik bilgi ve fotoğraf bağlantısı, gezme randevusu talebi, danışmana atama |
| Nakliyat | Ev büyüklüğü, kat, asansör ve tarih bilgisinin adım adım toplanıp teklif tablosuna işlenmesi |
| Kreş / anaokulu | Ön kayıt ve tanışma ziyareti talebi, velilere duyuru (izinli listeye, onaylı şablonla) |
| Oto yıkama / servis | Araç teslim saati bildirimi, “aracınız hazır” mesajı, periyodik bakım hatırlatması |
| Otel | Rezervasyon öncesi soruların yanıtlanması, giriş günü yol tarifi ve check-in bilgisi |
Başarıyı Nasıl Ölçeriz?
Otomasyonun işe yarayıp yaramadığını tahmine bırakmıyoruz. Kurulumdan önce mevcut durumu not ediyor, sonra aynı ölçütlere bakıyoruz: ilk yanıt süresi, mesai dışında yanıtsız kalan mesaj sayısı, randevuya gelmeme oranı, elle yazılan cevap sayısı ve insana devredilen konuşmaların oranı. Sonuçlar işletmeye göre değişir. Bu yüzden kesin bir yüzde vaat etmiyor, kendi verinizle birlikte değerlendiriyoruz.
Örnek karşılama metni
Merhaba, [İşletme adı]’na hoş geldiniz! Size nasıl yardımcı olabiliriz? 1️⃣ Fiyatlar 2️⃣ Randevu 3️⃣ Adres ve çalışma saatleri 4️⃣ Bir yetkiliyle görüşmek istiyorum. Lütfen numara ile yanıt verin.
Kurulum Süreci
- İhtiyaç görüşmesi: Günlük mesaj sayısı, sık gelen sorular, kimlerin cevap verdiği.
- Araç kararı: Uygulama yeterli mi, API mi gerekli? Gerekirse Meta Business hesabı ve numara bağlantısı.
- Akış tasarımı: Karşılama metinleri, menüler, şablon mesajlar ve insana devretme kuralları.
- n8n kurulumu ve entegrasyon: Takvim, tablo, CRM ya da sipariş sistemi bağlantısı.
- Test ve eğitim: Gerçek senaryolarla test, ekip eğitimi ve destek dönemi.
Paket kapsamı ve fiyatı: AI Otomasyon Başlangıç Paketi (2 otomasyon akışı, 100.000 TL, KDV dahil). Tüm otomasyon hizmetleri: n8n otomasyon ve danışmanlık.
Sık Sorulan Sorular
WhatsApp’ta otomatik cevap nasıl ayarlanır?
WhatsApp Business uygulamasında Ayarlar → İşletme araçları bölümünden karşılama mesajı, uzakta mesajı ve hızlı yanıtları ayarlayabilirsiniz. Koşullu ve sisteme bağlı otomatik cevaplar için WhatsApp Business Platform ve bir otomasyon aracı gerekir.
WhatsApp otomasyonu için API şart mı?
Hayır. Az mesaj alan işletmelerde uygulamanın kendi otomatik mesajları yeterlidir. Çok kullanıcılı yönetim, entegrasyon ve gelişmiş akışlar için API gerekir.
WhatsApp Business Platform ücretli mi?
Meta, şablon mesajlar için ülkeye ve mesaj türüne göre ücret alır. Otomasyon altyapısının (ör. n8n barındırma) maliyeti ayrıca vardır. Güncel tarifeyi kurulum öncesinde birlikte kontrol ediyoruz.
Yapay zekâ WhatsApp’ta müşterilerime yanlış bilgi verir mi?
Risk tamamen sıfır değildir. Bu yüzden yapay zekâyı yalnızca onayladığınız bilgi kaynağıyla sınırlıyor, emin olmadığı ya da hassas konularda konuşmayı insana devrediyoruz.
Mevcut WhatsApp numaramı kullanabilir miyim?
Çoğu durumda evet. Numaranın uygulama ile API’de nasıl birlikte kullanılabileceği Meta’nın güncel koşullarına bağlıdır, kurulumdan önce kontrol ediyoruz.
Toplu WhatsApp mesajı gönderebilir miyim?
Yalnızca izin almış müşterilere ve onaylı şablonlarla. İzinsiz toplu mesaj, hem yasal risk taşır hem de numaranızın kısıtlanmasına yol açabilir.