Pek çok işletme siparişlerinin önemli bir kısmını zaten WhatsApp’tan alıyor: “2 adet lahmacun, 1 ayran, adres şu”, “yarın öğlene kırmızı gül buketi, kart notu şu”. Sorun, yoğun saatte mesajların birikmesi, siparişin elle yazılırken hatalı not edilmesi ve müşteriye geç dönülmesi. WhatsApp sipariş otomasyonu, bu mesajları düzenli bir sipariş akışına çevirir. Sipariş alınır, bilgileri eksiksiz toplanır, tabloya ya da sisteme işlenir, ilgili kişiye bildirilir ve müşteriye onay gider.
Sipariş otomasyonu için ön görüşme isteyin
WhatsApp Sipariş Otomasyonu Nasıl Çalışır?
- Müşteri yazar: Web sitenizdeki “WhatsApp’tan sipariş ver” butonuyla, Google İşletme Profili’nden ya da doğrudan numaranıza.
- Karşılama ve menü: Otomatik mesaj; menü, katalog ya da ürün listesi ile sipariş seçeneklerini sunar.
- Bilgi toplama: Ürün, adet, varyasyon (boy, renk, ekstra), teslimat adresi, teslim zamanı ve not adım adım sorulur. Eksik bilgi varsa akış yeniden sorar.
- Kontrol: Teslimat bölgesi, çalışma saati ve minimum tutar gibi kurallar otomatik kontrol edilir.
- Kayıt: Sipariş, sipariş tablosuna (ör. Google E-Tablolar) ya da WooCommerce’e işlenir.
- Bildirim: Mutfağa, atölyeye ya da kuryeye bildirim gider.
- Onay ve durum: Müşteriye sipariş özeti ve tahmini süre, ardından “hazırlandı” ve “yola çıktı” bildirimleri gönderilir.
Ödeme, işletmenizin tercihine göre kapıda, havale ya da sitenizdeki ödeme sayfasına yönlendirmeyle alınır. Kart bilgisi WhatsApp üzerinden istenmez.
Sektöre Göre Sipariş Akışları
Restoran ve kafe
- Menü kategorileri ve ürün seçenekleri (porsiyon, ekstra malzeme, içecek)
- Teslimat bölgesi ve minimum sipariş tutarı kontrolü, gel-al seçeneği
- Yoğun saatlerde tahmini sürenin otomatik bildirilmesi
- Sipariş fişinin mutfağa iletilmesi (ekran, tablo ya da yazıcıya entegrasyon, mevcut sisteminize bağlı)
- Rezervasyon talebi için ayrı bir seçenek
Restoran sitesi kurgusu için: restoran web sitesi.
Çiçekçi
- Ürün seçimi (katalog), teslim adresi ve alıcı adı
- Aynı gün teslimat için kesim saati kontrolü, ileri tarihli teslimat
- Kart notu ve “gönderen gizli kalsın” tercihi
- Hastane ve iş yeri teslimatı için ek bilgi (servis, kat, mesai saati)
- Teslim edildiğinde gönderene bildirim
Çiçekçi sitesi kurgusu için: çiçekçi web sitesi.
E-ticaret ve butik mağaza
- Ürün kodu, beden ve renk sorgusu, stok kontrolü
- WooCommerce’te sipariş oluşturma ve müşteriye ödeme bağlantısı gönderme
- Kargo takip numarasının otomatik iletilmesi
- Terk edilen konuşmalara, müşteri izin verdiyse, onaylı şablonla tek seferlik hatırlatma
Online mağaza kurulumu için: E-Ticaret Paketi.
WhatsApp Sipariş Sistemi Seçenekleri
| Seçenek | Artısı | Eksisi |
|---|---|---|
| WhatsApp Business uygulaması + katalog + hızlı yanıtlar | Ücretsiz, hemen başlanır | Sipariş elle not edilir, yoğunlukta hata riski |
| Hazır WhatsApp sipariş yazılımları (aylık abonelik) | Hızlı kurulum, standart özellikler | Sizin süreçlerinize ve mevcut sistemlerinize uyum sınırlı olabilir |
| WhatsApp Business Platform + n8n (bizim kurduğumuz) | Sürecinize özel kurallar, tablo/WooCommerce/mutfak entegrasyonu, verinin kontrolü sizde | Kurulum maliyeti, Meta mesaj ücretleri, bakım planı gerekir |
Hangisinin size uygun olduğunu günlük sipariş sayınıza ve mevcut sistemlerinize bakarak öneriyoruz. Az siparişte ücretsiz seçeneği söylemekten çekinmiyoruz.
Yapay Zekâ ile Serbest Yazılmış Siparişleri Anlamak
Müşteriler her zaman menüden seçim yapmaz. Çoğu zaman tek mesajda “2 tavuk dürüm biri acısız, 1 ayran, kapıda kartla” yazar. Yapay zekâ destekli bir adım bu tür mesajları ürün, adet, not ve ödeme tercihi alanlarına ayırabilir. Ardından müşteriye “Siparişiniz: … Onaylıyor musunuz?” diye sorulur ve yalnızca onaylanan sipariş işlenir. Bu onay adımı yanlış anlaşılmış siparişlerin önüne geçer.
Örnek Sipariş Konuşması (Çiçekçi)
Müşteri: Merhaba, yarın Kartal’daki bir hastaneye çiçek göndermek istiyorum.
Otomatik yanıt: Merhaba! Katalogdan ürünü seçebilir ya da ürün adını yazabilirsiniz: [katalog bağlantısı]
Müşteri: Beyaz orkide.
Otomatik yanıt: Teşekkürler. Alıcının adı, hastane adı ve servis/oda bilgisi nedir? Kart notu eklemek ister misiniz?
Müşteri: (bilgileri yazar)
Otomatik yanıt: Sipariş özetiniz: Beyaz orkide, yarın, [hastane], [servis], kart notu: “…”. Toplam: [tutar]. Onaylıyorsanız “Onay” yazın, ödeme bağlantınızı gönderelim.
Onaydan sonra sipariş tabloya ve atölye bildirimine düşer. Teslimatta gönderene “Siparişiniz teslim edildi” mesajı gider. Fiyat ve teslim saati kuralları sizin belirlediğiniz değerlerle çalışır.
Kuruluma Başlamadan Hazırlamanız Gerekenler
- Güncel ürün/menü listesi ve fiyatlar (tercihen tablo hâlinde)
- Teslimat bölgeleri, ücretleri, minimum tutar ve kesim saatleri
- Kullandığınız sipariş, adisyon ya da e-ticaret sistemi bilgisi
- Siparişi kimin onaylayacağı ve bildirimlerin kime gideceği
- Meta Business hesabı (yoksa birlikte açıyoruz) ve kullanılacak telefon numarası
- Müşteriye gidecek onay ve durum mesajlarının taslağı (birlikte yazıyoruz)
Kurallar ve Dikkat Edilecekler
- Müşteri size yazdıktan sonraki 24 saat içinde serbest yanıt verilebilir. Sonraki bildirimler onaylı şablonlarla gönderilir.
- Kampanya ve pazarlama mesajları için müşterinin açık izni gerekir (6563 sayılı Kanun, İYS). Sipariş durum bildirimi ile kampanya mesajı ayrı tutulmalıdır.
- Adres ve telefon kişisel veridir. Sipariş tablosuna erişim yetkisi ve saklama süresi belirlenmelidir.
- Gayriresmî WhatsApp otomasyon araçları numara kısıtlamasına yol açabilir. Yalnızca resmî platform kullanıyoruz.
Genel WhatsApp otomasyonu (karşılama, randevu, bildirim) için: WhatsApp otomasyonu. Tüm otomasyon hizmetleri: n8n otomasyon ve danışmanlık.
Paket ve Süreç
WhatsApp sipariş otomasyonu, AI Otomasyon Başlangıç Paketi kapsamındaki iki akıştan biri olarak kurulabilir (100.000 TL, KDV dahil). Paket süreç analizi, entegrasyon, eğitim ve 30 gün destek içerir. Meta mesaj ücretleri ve n8n barındırma maliyeti pakete dahil değildir. Analizde sizin için öngörüyoruz.
Sık Sorulan Sorular
WhatsApp sipariş hattı nasıl oluşturulur?
En basit hâliyle WhatsApp Business uygulamasında katalog, karşılama mesajı ve hızlı yanıtlarla oluşturulur. Siparişlerin otomatik kaydedilmesi ve bildirilmesi için WhatsApp Business Platform ve n8n gibi bir otomasyon aracı gerekir.
WhatsApp sipariş botu müşterinin yazdığı serbest metni anlar mı?
Yapay zekâ destekli bir adımla serbest metindeki ürün, adet ve notlar ayrıştırılabilir. Her siparişte müşteriye özet gösterilip onay alınır, yalnızca onaylanan sipariş işlenir.
Siparişler hangi sisteme kaydedilir?
İhtiyacınıza göre Google E-Tablolar, WooCommerce ya da API sunan mevcut sipariş/adisyon sisteminize kaydedilebilir. Entegrasyon imkânı kullandığınız sisteme bağlıdır.
WhatsApp üzerinden ödeme alınabilir mi?
Kart bilgisi WhatsApp’tan istenmemelidir. Ödeme kapıda, havaleyle ya da sitenizdeki güvenli ödeme sayfasına gönderilen bağlantıyla alınır.
Yoğun saatlerde sistem aynı anda kaç siparişi karşılar?
Otomasyon aynı anda birçok konuşmayı karşılayabilir. Darboğaz çoğunlukla mutfak ya da teslimat kapasitesidir. Bu yüzden tahmini süre bildirimi ve kapasiteye göre sipariş durdurma kuralı ekliyoruz.
Az sipariş alıyorum, bu sistem bana gerekli mi?
Günde birkaç sipariş için WhatsApp Business uygulamasının ücretsiz özellikleri genellikle yeterlidir. Otomasyon, sipariş sayısı ve hata maliyeti arttığında anlamlı hâle gelir.